Het bijhouden van een overzichtelijke administratie is voor elke onderwijsprofessional een essentieel onderdeel van gezond ondernemerschap. Zzp’ers en opdrachtgevers gebruiken met veel plezier de administratietool van Flexonderwijs om hun zaken op orde te houden. Om te voorkomen dat je als zelfstandige met een extern boekhoudpakket extra werk ervaart, is er een geïntegreerde tool ontwikkeld. Het doel is simpel: automatiseren wat je kunt automatiseren, zodat de autonomie van de zzp’er behouden blijft en elke partij profiteert van een foutloze facturatie
Een heldere en overzichtelijke scène van een zzp’er in het onderwijs die glimlachend achter een laptop zit aan een opgeruimde tafel. Op het scherm is een dashboard van een boekhoudprogramma zichtbaar met stijgende grafieken. Naast de laptop ligt een tablet met de Flexonderwijs-app, wat de naadloze integratie tussen de tools en een zorgeloze administratie symboliseert.
De voordelen van een geïntegreerde administratietool
Het handmatig overtypen van facturen is niet alleen tijdrovend, maar vergroot ook de kans op fouten. De tool van Flexonderwijs is daarom zo ontworpen dat deze samenwerkt met vrijwel alle boekhouders, Excel-sheets en de meest populaire boekhoudpakketten. Je werkt wellicht met een specifiek pakket en wilt dat de gegevens direct goed verwerkt worden. Dan is het fijn dat er voor elk programma een duidelijke route is. Zo houd jij meer tijd over voor wat er echt toe doet: het geven van kwalitatief goed onderwijs. De Belastingdienst stelt bovendien eisen aan een deugdelijke administratie, en met deze koppelingen voldoe je daar moeiteloos aan.
Moneybird
Dit programma is een absolute aanrader vanwege de gebruiksvriendelijkheid. Je kunt je account koppelen aan je zakelijke bankrekening voor een automatische controle op facturen. Moneybird biedt een eenvoudige resultaatrekening en een directe lijn naar de Belastingdienst voor je aangiftes. Het abonnement is de eerste 60 dagen gratis en kost daarna 12 euro per maand. De facturen automatisch in Moneybird.nl?
- Vul het mailadres in bij profielopties tab ‘factuur mail’
- Zo komen ze direct in ‘externe facturen’ van jouw boekhouding.
E-boekhouden
Dit pakket is populair vanwege de lage prijs van 9,95 euro per maand en de mogelijkheid om mutaties te importeren. De facturen automatisch in e‑Boekhouden.nl?
- Maak de koppeling via tools en je facturen, uren en betalingen staan direct gekoppeld.
- Ga vervolgens naar services en koppel je boekhoudpakket.
- Importeer je factuuroverzicht via een .csv, .xls of .xlsx bestand vanuit je dashboard.
KNAB / DIGIBOOX
KNAB / DigiBoox
De facturen toevoegen aan KNAB.nl? Een abonnement kost 12,50 euro per maand
- Klik op de pagina ‘facturatie’ (onder tools) op de knop.
- Upload dit document in je DIGIBOOX administratie pakket.
- Lees het stappenplan.
Rompslomp
De facturen toevoegen aan Rompslomp.nl? Een abonnement kost gemiddeld 13,50 euro per maand.
- Klik op de pagina ‘facturatie’ (onder tools) op de knop.
- Upload dit document in je Rompslomp administratie pakket.
- Lees het stappenplan.
MoneyMonk
Bij MoneyMonk.nl voeg je externe facturen handmatig toe om je overzicht compleet te houden. Een abonnement kost 20 euro per maand.
- Maak een verkoopfactuur na via facturen en verkoopfactuur toevoegen.
- Verzend deze factuur niet naar de klant.
- Voeg de originele verkoopfactuur toe als bestand aan de factuur in MoneyMonk.
Snelstart
Snelstart biedt slimme functies zoals een eigen mailbox voor je administratie. Het starterstarief is gratis, de uitgebreide versie kost 18 euro per maand.
- Stel in Snelstart Web een mailbox in en stuur je facturen door met [verkoop] in de titel.
- Of ga naar boeking toevoegen in het menu.
- Voeg handmatig de PDF-factuur toe; het programma herkent de informatie meestal direct.
Tellow
Tellow richt zich op eenvoud en snelheid voor een bedrag van 12,99 euro per maand
- Ga in het menu naar verkoop en vervolgens naar facturen.
- Klik op de drie bolletjes rechts en kies upload factuur.
- Voeg je factuur toe als bijlage, neem het bedrag over en koppel de betaling.
Facturen beheren en handmatig verwerken
Niet elk pakket heeft een automatische koppeling, maar dat hoeft geen belemmering te zijn voor een strakke boekhouding. Veel programma’s bieden de mogelijkheid om externe facturen eenvoudig te importeren. Dit is belangrijk voor je urenregistratie en het bewijzen van je ondernemerschap voor de wetgeving. Door je facturen consistent te uploaden, bouw je aan een dossier dat ook bij een eventuele controle door de Kamer van Koophandel direct inzicht geeft in je bedrijfsmatige activiteiten.
Exporteren en importeren via Excel-bestanden
Voor de zzp’er die graag maximale controle houdt over de data, bieden pakketten als Rompslomp en Snelstart uitgebreide importfuncties via Excel. Dit is handig wanneer je meerdere facturen tegelijk wilt verwerken. Het proces van exporteren uit Flexonderwijs en importeren in je boekhouding is in enkele stappen gepiept. Dit draagt bij aan een professionele uitstraling naar je opdrachtgevers en zorgt ervoor dat je winst- en verliesrekening altijd actueel is.
Mijn boekhoudprogramma staat er niet bij
Mocht jouw specifieke pakket niet in deze lijst staan, dan is er geen reden tot zorg. Vrijwel elk modern boekhoudprogramma ondersteunt het uploaden van PDF-facturen of het importeren van Excel-bestanden. Je kunt altijd de universele exportfunctie van Flexonderwijs gebruiken om je gegevens veilig en snel over te zetten naar jouw eigen administratie. Zo behoud je de vrijheid om te werken met de software die jij prettig vindt, terwijl je profiteert van de gemakken van ons platform.
Mijn boekhoudprogramma staat er niet bij
Samen en toch zelfstandig!
Zzp’er in het onderwijs? Dat kan prima mits je het goed regelt. Met Flexonderwijs werk je als zelfstandig ondernemer binnen een solide structuur die alles faciliteert: van overeenkomsten, urenregistratie en facturatie tot heldere informatievoorziening. Sinds 2017 gebeurt dit volledig binnen de geldende wetgeving, met een soft-franchiseconstructie die jouw ondernemerschap bevestigt en borgt. Twijfelt een opdrachtgever vanwege de Wetgeving? Het verantwoordingsmodel biedt extra zekerheid via continue controle en transparante rapportages. Zo blijf jij zelfstandig, houd je grip op je werk en administratie, en sta je er toch niet alleen voor. Want samen sta je sterker, juist nu!
Conclusie over boekhouding en Flexonderwijs
Het kiezen van het juiste boekhoudpakket en het koppelen aan de tool van Flexonderwijs bespaart je wekelijks kostbare tijd. Of je nu kiest voor de volledige ontzorging van Thebookie of de doe-het-zelf aanpak van Moneybird, de automatisering zorgt voor minder fouten en een professionele bedrijfsvoering. Door je administratie serieus te nemen, versterk je jouw positie als zelfstandig ondernemer in het onderwijs en kun je met een gerust hart focussen op je pedagogische ambities.
