Privacyverklaring Flexonderwijs

Flexonderwijs is een handelsnaam van Flex Plus B.V., statutair gevestigd te Amersfoort en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77264088. Flexonderwijs brengt via het Flexonderwijs Platform scholen en zelfstandige onderwijsprofessionals met elkaar in contact en biedt daarbij bemiddelende, faciliterende en administratieve diensten aan.

Bij het gebruik van Flexonderwijs verwerken wij persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig met deze gegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het Flexonderwijs Platform, de Flexonderwijs Website, de Flexonderwijs Administratie Tool en de daarmee samenhangende dienstverlening.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Flex Plus B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die Flexonderwijs voor haar eigen dienstverlening verwerkt. Dit betekent dat FlexPlus bepaalt voor welke doeleinden en op welke wijze deze persoonsgegevens worden verwerkt. Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van jouw privacyrechten kun je contact opnemen via: mail@ flexonderwijs.nl. Flexonderwijs heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Privacyvragen en AVG-verzoeken worden via bovenstaand e-mailadres behandeld.

2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Flexonderwijs verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën personen.

1. zelfstandige onderwijsprofessionals die zich registreren of gebruikmaken van Flexonderwijs
2. gebruikers die namens een school of schoolbestuur gebruikmaken van Flexonderwijs;
3. contactpersonen bij scholen en schoolbesturen;
4. bezoekers van de Flexonderwijs Website;
5. personen die contact met Flexonderwijs opnemen;
6. leveranciers en zakelijke relaties van FlexPlus.

Gegevens over een school, stichting of andere rechtspersoon zijn op zichzelf geen persoonsgegevens. Zodra gegevens betrekking hebben op een natuurlijke persoon, bijvoorbeeld een directeur, medewerker, zelfstandige of contactpersoon, kan wel sprake zijn van persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verwerken wij van zelfstandigen?

Wanneer een zelfstandige zich registreert of gebruikmaakt van Flexonderwijs kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken.

Persoons- en contactgegevens

• naam;
• geboortedatum;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• website;
• adres- en factuurgegevens;
• profielinformatie;
• beschikbaarheid en voorkeuren;
• werkervaring en referenties.

Bedrijfsgegevens

• handelsnaam;
• KvK-nummer;
• btw-identificatienummer;
• zakelijke adresgegevens;
• factuurgegevens;
• bank- en betaalgegevens voor zover noodzakelijk voor de financiële afhandeling.

Vakinhoudelijke en professionele gegevens

Afhankelijk van de werkzaamheden kunnen onder meer worden verwerkt:

• diploma’s;
• certificaten;
• bevoegdheden;
• werkervaring;
• referenties;
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• verzekeringsgegevens;
• andere gegevens die relevant zijn voor werkzaamheden in het onderwijs.

Identiteitscontrole

Flexonderwijs kan een identiteitsdocument inzien of een identiteitscontrole faciliteren om de identiteit van een zelfstandige te controleren.

Flexonderwijs bewaart geen kopie of afbeelding van het identiteitsdocument.

Voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening kan wel het documentnummer en informatie over de uitgevoerde identiteitscontrole worden geregistreerd.

4. Welke gegevens verwerken wij van scholen en schoolgebruikers?

Van scholen en schoolbesturen verwerken wij gegevens die noodzakelijk zijn om Flexonderwijs Business en de bijbehorende dienstverlening aan te bieden.

Daaronder kunnen vallen:

• naam en gegevens van de school;
• BRIN-nummer;
• gegevens van het schoolbestuur;
• namen van gebruikers en contactpersonen;
• functies van gebruikers binnen de organisatie;
• e-mailadressen en telefoonnummers;
• Login Account-gegevens;
• factuuradres en facturatiegegevens;
• voorkeuren van de school of het schoolbestuur;
• gegevens over aanvragen en opdrachten;
• ondertekende overeenkomsten;
• elektronische of andere handtekeningen die aan overeenkomsten zijn verbonden;
• administratieve gegevens over de samenwerking met zelfstandigen;
• communicatie met Flexonderwijs.

5. Overeenkomsten, urenregistratie en administratie

Wanneer een school en zelfstandige via Flexonderwijs met elkaar samenwerken, kan Flexonderwijs gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het administratief faciliteren van die samenwerking.

Daaronder kunnen vallen:

• gegevens over de opdracht;
• gegevens van opdrachtgever en zelfstandige;
• overeenkomsten en bijbehorende ondertekeningen;
• begin- en einddatum van een opdracht;
• overeengekomen vergoeding;
• geregistreerde uren;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• administratieve status van facturen en betalingen.

Flexonderwijs is geen partij bij de Overeenkomst van opdracht tussen de school en de zelfstandige. Het verwerken van deze gegevens verandert deze rechtsverhouding niet.

6. Facturatie en betalingen

Flexonderwijs kan namens een zelfstandige facturen opstellen en aan de betreffende opdrachtgever verzenden.

Daarvoor verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen, verzenden, administreren en verwerken van de betreffende factuur.

Wanneer Flexonderwijs betalingen administratief faciliteert, kunnen wij tevens gegevens verwerken over:

• factuurnummers;
• factuurbedragen;
• betaalstatus;
• betaaldatum;
• betalingskenmerken;
• bank- en rekeninggegevens voor zover deze voor de verwerking noodzakelijk zijn.

Flexonderwijs vervult hierbij een administratieve kassiersfunctie. De factuur voor de werkzaamheden blijft een factuur van de zelfstandige aan de opdrachtgever.

7. Gegevens en documenten beschikbaar stellen aan scholen

Een school moet zelf kunnen beoordelen of een zelfstandige geschikt is voor en rechtmatig kan worden ingezet voor een bepaalde opdracht. Daarom kunnen relevante profielgegevens van zelfstandigen via het Flexonderwijs Platform beschikbaar worden gesteld aan scholen. Daarnaast kan een Opdrachtgever op verzoek inzage krijgen in voor de betreffende opdracht relevante gegevens en documenten van de Zelfstandige, voor zover het verstrekken daarvan is toegestaan op grond van de toepasselijke privacywetgeving en noodzakelijk is voor de beoordeling van de rechtmatige en verantwoorde inzet van de Zelfstandige binnen de organisatie van de Opdrachtgever.

Wij verstrekken daarbij niet méér persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel. Een kopie of afbeelding van een identiteitsdocument wordt niet via Flexonderwijs aan een school verstrekt, omdat Flexonderwijs deze niet bewaart.

8. Beheersingstool en Verantwoordingsmodel

Flexonderwijs kan functionaliteiten aanbieden waarmee een school en zelfstandige de inrichting en uitvoering van hun samenwerking administratief inzichtelijk kunnen maken.

Bij gebruik van het Verantwoordingsmodel kunnen antwoorden worden vastgelegd op vragen over de wijze waarop een concrete opdracht wordt uitgevoerd.

Deze gegevens kunnen worden gebruikt om:

• afspraken en de uitvoering daarvan administratief vast te leggen;
• opdrachtgever en zelfstandige inzicht te geven in de samenwerking;
• veranderingen tijdens de uitvoering van een opdracht inzichtelijk te maken;
• de verantwoordingsfunctie van het Platform te ondersteunen.

Flexonderwijs gebruikt deze gegevens niet om zelfstandig vast te stellen of te garanderen dat een arbeidsrelatie fiscaal of arbeidsrechtelijk op een bepaalde manier moet worden gekwalificeerd.

9. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Flexonderwijs verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een doel en een geldige grondslag bestaat.

Wij kunnen persoonsgegevens onder meer verwerken:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer verwerking noodzakelijk is voor het aanbieden en uitvoeren van onze dienstverlening, bijvoorbeeld voor:

• registratie en accountbeheer;
• toegang tot het Platform;
• bemiddeling tussen scholen en zelfstandigen;
• administratie van opdrachten;
• overeenkomsten en ondertekening;
• urenregistratie;
• facturatie;
• betalingen;
• klantenservice.

Wettelijke verplichtingen

Sommige gegevens moeten wij verwerken of bewaren omdat de wet dit van ons verlangt, bijvoorbeeld vanwege fiscale of administratieve verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer Flexonderwijs of een andere partij daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft en de belangen en privacyrechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• beveiliging van het Platform;
• voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik;
• verbetering en betrouwbaarheid van onze dienstverlening;
• administratie en bedrijfsvoering;
• bescherming van onze juridische positie;
• noodzakelijke communicatie met gebruikers.

Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kan deze toestemming weer worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

10. Communicatie over Flexonderwijs

Flexonderwijs stuurt gebruikers berichten die noodzakelijk of relevant zijn voor het gebruik van het Platform en onze dienstverlening.

Daaronder kunnen bijvoorbeeld vallen:

• berichten over een Login Account;
• opdrachten en aanvragen;
• overeenkomsten;
• facturatie en betalingen;
• beveiliging;
• wijzigingen van voorwaarden of privacyinformatie;
• wijzigingen of nieuwe functionaliteiten van het Platform;
• informatie die noodzakelijk is voor het verantwoord en correct gebruiken van Flexonderwijs.

Voor communicatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren of gebruiken van de dienstverlening bestaat geen afzonderlijke afmeldmogelijkheid zolang iemand van die dienstverlening gebruikmaakt.

Wanneer wij elektronische communicatie versturen die kwalificeert als commerciële of direct-marketingcommunicatie en die niet noodzakelijk is voor de dienstverlening, passen wij de daarvoor geldende regels toe en bieden wij waar vereist de mogelijkheid om bezwaar te maken of je af te melden.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Flexonderwijs verkoopt geen persoonsgegevens. Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

Scholen en zelfstandigen

Een belangrijk onderdeel van Flexonderwijs is het met elkaar in contact brengen van scholen en zelfstandigen. Daarom kunnen persoonsgegevens tussen deze partijen beschikbaar worden gesteld voor zover dit noodzakelijk is voor:

• bemiddeling;

• beoordeling van een mogelijke samenwerking;

• het aangaan en uitvoeren van een Overeenkomst van opdracht;

• administratieve afhandeling;

• facturatie en betaling;

• rechtmatige en verantwoorde inzet van een zelfstandige.

Zoriva

Flexonderwijs maakt gebruik van Zoriva als softwareleverancier. Voor persoonsgegevens die Zoriva uitsluitend namens Flexonderwijs verwerkt, is FlexPlus verwerkingsverantwoordelijke en treedt Zoriva op als verwerker. Zoriva mag deze persoonsgegevens uitsluitend verwerken overeenkomstig de afspraken en instructies van FlexPlus.

Andere leveranciers en koppelingen

Flexonderwijs kan gebruikmaken van andere technische of zakelijke dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening. Wanneer een externe koppeling of aanvullende dienst uitsluitend wordt geactiveerd op verzoek of met toestemming van de gebruiker, worden persoonsgegevens pas via die koppeling verwerkt nadat de gebruiker daarvoor heeft gekozen en, waar noodzakelijk, toestemming heeft gegeven. Afhankelijk van de betreffende dienstverlening kan een externe partij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval kan de privacyverklaring van die externe partij van toepassing zijn.

Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders, opsporingsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij gegevens op grond van de wet langer moeten bewaren of een gerechtvaardigde reden hebben om gegevens langer te bewaren.

Daarbij hanteren wij onder meer de volgende uitgangspunten:

Account- en profielgegevens

Gegevens die noodzakelijk zijn voor een actief account worden in beginsel bewaard zolang het account of de relatie met Flexonderwijs actief is. Na beëindiging kunnen gegevens gedurende een redelijke termijn worden bewaard voor administratieve afhandeling, vragen, klachten, geschillen, fraudepreventie en bescherming van juridische belangen. Gegevens die daarna niet meer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

Overeenkomsten en administratie

Overeenkomsten, opdrachtgegevens en daarmee samenhangende administratie kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening en gedurende de termijn waarin partijen daarover redelijkerwijs nog aanspraken kunnen doen gelden.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale of financiële administratie bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn die daarvoor geldt.

Identiteitsdocumenten

Flexonderwijs bewaart geen kopieën of afbeeldingen van identiteitsdocumenten van zelfstandigen. Voor zover noodzakelijk kunnen gegevens over de uitgevoerde identiteitscontrole en het documentnummer worden bewaard zolang deze informatie noodzakelijk is voor het doel waarvoor de controle is uitgevoerd.

13. Beveiliging

Flexonderwijs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verwerking, wijziging of openbaarmaking. Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en partijen die deze gegevens voor hun werkzaamheden of de uitvoering van de dienstverlening nodig hebben. Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsincident of datalek handelt Flexonderwijs overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen.

14. Cookies

Flexonderwijs gebruikt cookies en vergelijkbare technieken op haar websites. Welke cookies wij gebruiken, voor welke doeleinden deze worden geplaatst en welke keuzes je daarbij hebt, staat beschreven in ons afzonderlijke Cookiebeleid. Het actuele Cookiebeleid is beschikbaar via de website van Flexonderwijs.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

Flexonderwijs neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor gebruikers die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Digitale tools, signaleringen, selecties of uitkomsten binnen het Platform kunnen ondersteunend zijn, maar vervangen waar relevant niet de eigen beoordeling van de Opdrachtgever, Zelfstandige of Flexonderwijs.

16. Jouw privacyrechten

De AVG geeft je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je onder meer:

• inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens laten verbeteren of aanvullen;
• verzoeken persoonsgegevens te verwijderen;
• verzoeken de verwerking van persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens ontvangen of laten overdragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• een eerder gegeven toestemming intrekken;
• bezwaar maken tegen direct marketing.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten of andere wettelijke uitzonderingen betekenen dat wij bepaalde gegevens niet onmiddellijk kunnen verwijderen.

Wanneer je een Login Account hebt, kun je een deel van jouw gegevens rechtstreeks via het Platform inzien en wijzigen. Voor andere verzoeken kun je contact opnemen via: mail@ flexonderwijs.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat een verzoek daadwerkelijk afkomstig is van de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

17. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je vragen of klachten over de manier waarop Flexonderwijs met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via: mail@ flexonderwijs.nl. Wij proberen vragen en klachten zo zorgvuldig mogelijk af te handelen. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Flexonderwijs streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer voor een dienst of technische koppeling persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk kunnen zijn, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

19. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Onze dienstverlening, het Flexonderwijs Platform en de toepasselijke wet- en regelgeving kunnen veranderen. Flexonderwijs kan deze privacyverklaring daarom aanpassen. De actuele versie wordt via de Flexonderwijs Website en/of het Flexonderwijs Platform beschikbaar gesteld. Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens van gebruikers verwerken, kunnen wij gebruikers daarover afzonderlijk informeren.

Versie: augustus 2026