Privacybeleid
Algemeen
FlexPlus brengt via het Flexonderwijs Platform zelfstandige onderwijs professionals en scholen met elkaar in contact voor het onderwijs. Hierbij respecteert FlexPlus de privacy van de professionals, scholen en van alle andere personen die betrokken zijn bij de FlexPlus dienstverlening. Met deze privacyverklaring wil FlexPlus je graag informeren over welke persoonsgegevens we voor welke doeleinden verzamelen. FlexPlus komt de voor haar relevante wettelijke verplichtingen omtrent privacy, zoals vermeld in o.a. de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), na.
Inhoud
Deze privacyverklaring bevat informatie over hoe FlexPlus omgaat met jouw persoonsgegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens omschrijft ‘een persoonsgegeven’ als volgt op haar website: ‘Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.’
Dit betreft alle gegevens die aan ons zijn verstrekt, zowel via de Flexonderwijs Website (incl. cookies), de Flexonderwijs Platform en Flexonderwijs Administratie Tool, als via formulieren en contracten. Ook wordt hierin aangegeven hoe je jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens die FlexPlus heeft, kunt uitoefenen.
Doelbinding en gebruik van door jou verstrekte gegevens
FlexPlus houdt zich aan het wettelijk vereiste doelbindingsprincipe. ‘Doelbinding’ betekent dat jouw gegevens enkel gebruikt mogen worden voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Om je onze producten en diensten aan te kunnen bieden, hebben we bepaalde persoonsgegevens van je nodig. We verwerken jouw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:
- Om de overeenkomst te kunnen nakomen; bijvoorbeeld contactgegevens, inloggegevens en betaalgegevens.
- Om aan de wet te voldoen; bijvoorbeeld btw-nummer en bankgegevens.
- Om als FlexPlus te kunnen blijven functioneren (gerechtvaardigd belang);
- Om je op de hoogte te houden van ontwikkelingen bij FlexPlus. Bijvoorbeeld jouw contactgegevens. In dat geval vragen we je specifiek toestemming om jou een product en/of dienst aan te mogen bieden dat niet gelijk is aan de producten soorten die we je al aanbieden.
Daarnaast verwerken wij gegevens voor statistische doeleinden (lees: niet herleidbaar naar een individueel persoon). FlexPlus past als verwerkingsverantwoordelijke geen volledig automatische beslisprocessen toe bij besluitvorming over relaties met haar betrokkenen.
Bewaartermijnen
FlexPlus zal de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bewaren.
Hieronder staan de verschillende bewaartermijnen die FlexPlus in de verschillende situaties en bij verschillende soorten gegevens hanteert:
- Na afloop professional of business relatie: FlexPlus verwijdert alle persoonsgegevens twee jaar nadat een relatie met een professional of school beëindigd is. De persoonsgegevens die samenhangen met een individueel profiel van een professional worden beheerd en verwijderd door de professional zelf.
- Bij een openstaande vordering: Mocht een School nog een vordering open hebben staan bij FlexPlus, dan bewaart FlexPlus de gegevens zolang als de vordering nog niet is verjaard.
- Financiële gegevens: FlexPlus is wettelijk verplicht om alle financiële gegevens zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Het is mogelijk dat hierbij ook persoonsgegevens worden bewaard.
Betrokkenen
Deze privacyverklaring heeft betrekking op vier categorieën betrokkenen:
- Professionals: een natuurlijk persoon of een persoon die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf, gericht op het onderwijs en welke zich heeft geregistreerd op de Flexonderwijs Platform.
- Scholen: een onderwijsinstelling geïdentificeerd aan de hand van een BRIN nummer, welke Flexonderwijs Business gebruikt.
- Bezoekers van de FlexPlus-website.
- Leveranciers van diensten aan FlexPlus: hiermee doelen we op onze eigen leveranciers.
Verantwoordelijkheden
FlexPlus geldt als “Verwerkingsantwoordelijke” in de zin van de AVG voor informatie betreffende professionals, scholen, websitebezoekers en leveranciers. FlexPlus voert gegevensverwerking uit in opdracht van professionals en scholen.
Daar waar FlexPlus gebruik maakt van (sub)verwerkers neemt FlexPlus de verantwoordelijkheid om de afspraken met deze partijen omtrent de verwerking van gegevens goed vast te leggen en te bewaken. Op de website www.flexonderwijs.nl worden deze partijen vermeld, indien van toepassing (zie (sub)verwerkers).
De professionals, scholen, websitebezoekers en leveranciers zijn zelf verantwoordelijk voor juiste en volledige aanlevering van eigen gegevens. FlexPlus is niet verantwoordelijk voor onjuistheden die door deze partijen zelf zo zijn doorgegeven. Wel zullen wij deze altijd zo spoedig mogelijk corrigeren, nadat je ons hiervan onderbouwd in kennis hebt gesteld.
Recht op informatie, verzet en overige vragen
Indien je als professional, school, websitebezoeker of leverancier van mening bent dat jouw gegevens onjuist dan wel onzorgvuldig worden behandeld, kun je hiervoor het contactformulier invullen. Wij streven ernaar binnen een week te reageren op je bezwaar. Indien je en Login account hebt kun je altijd zelf je gegevens, invoeren, aanpassen of verwijderen.
Je rechten
Op grond van de AVG heb je onder andere recht op inzage in de persoonsgegevens die we van jou verzamelen en deze in bepaalde gevallen te laten aanpassen of verwijderen. Ook kun je ons in bepaalde gevallen verzoeken om ons gebruik van jouw gegevens te stoppen of om jouw gegevens in een machineleesbaar (digitaal uit te lezen) formaat te verstrekken. Professionals, scholen, bezoekers van onze website en leveranciers kunnen bij FlexPlus gebruik maken van hun recht op informatie en verzet, zoals vormgegeven in de AVG.
Voor gebruikers van de Flex-onderwijs Platform is dit via onze website beschikbaar: als je inlogt op het platform kun je zelf jouw eigen gegevens inzien, aanvullen en wijzigen. Mocht je hierover vragen hebben, dan kun je contact opnemen met onze KCC.
Voor alle andere vormen om je rechten uit te oefenen kun je ons per e-mail of post een verzoek sturen.
Meer informatie over de rechten die je op basis van de AVG hebt, vind je ook op de website van de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien je dat nodig acht kun je bij de Autoriteit Persoonsgegevens ook een klacht indienen over ons gebruik van jouw persoonsgegevens.
Formulieren, e-mails en relatiebeheer
Als je een (contact)formulier op onze website invult of ons een e-mail stuurt (mail@flexonderwijs.nl), dan zullen we de persoonsgegevens die je ons hiermee stuurt, verwerken en bewaren zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van je e-mail noodzakelijk is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Ontvangen e-mails kunnen we daarnaast ook bewaren voor zover dit voor een goede uitvoering van onze reguliere werkzaamheden noodzakelijk is.
Daarnaast kunnen we je op de hoogte houden van de nieuwste ontwikkelingen, bijvoorbeeld door e-mails, nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen te sturen. We vragen specifiek toestemming om je een product en/of dienst te kunnen aanbieden buiten de range van de Flex-onderwijs producten en diensten die we al aanbieden. Je kunt hiertegen altijd bezwaar aantekenen door een mail te sturen naar mail@flexonderwijs.nl of het contactformulier invullen waarmee je je direct kunt afmelden.
Gebruikersstatistieken en cookies
Om de werking en beveiliging van deze website te optimaliseren kan FlexPlus technische gegevens over het gebruik van de website verzamelen, zoals het aantal hits op een pagina en de duur van het gebruik. De op deze manier verzamelde informatie bevat echter geen gegevens die tot jouw persoon herleidbaar zijn en FlexPlus koppelt de gebruiksstatistieken ook niet aan gegevens die je eventueel via deze website aan ons hebt verstrekt.
Bij het verzamelen van de gegevens over het gebruik van de website kan FlexPlus gebruik maken van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat onze webpageserver op jouw computer plaatst en het gebruik van deze website sneller en gemakkelijker maakt. Je kunt het gebruik van cookies desgewenst verhinderen door de instellingen van jouw browser te veranderen. In dat geval kan het echter gebeuren dat je niet (optimaal) van alle mogelijkheden van de website gebruik kunt maken.
FlexPlus gebruikt geen cookies die je volgen over meerdere sites.
- We hebben de volgende privacybeschermende maatregelen genomen: We maskeren de laatste twee bytes van de IP-adressen die we van bezoekers verzamelen (voorbeeld: 192.168.xxx.xxx). De IP-adressen zijn dus geanonimiseerd.
- De optie ‘Gegevens delen’ in Google Analytics is uitgezet. Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
- We bewaren de verzamelde gegevens op servers die in de EER* staan.
- De bezoekerslogs worden niet langer bewaard dan 60 dagen.
- Via onze website(s) kunnen binnen de chattool cookies geladen worden.
* EER = Europese Economische Ruimte
Verstrekking aan derden
We zullen je persoonsgegevens nooit aan derden verstrekken als dit niet expliciet uit onze privacyverklaring volgt. De enige twee uitzonderingen hierop zijn:
- Als we voor een verstrekking aan derden vooraf expliciet je toestemming vragen; of
- Als we hiertoe wettelijk zijn verplicht en pas nadat we ons uiterste best hebben gedaan om verstrekking op basis van een wettelijke verplichting te voorkomen.
Overige activiteiten
Voor alle andere activiteiten die FlexPlus organiseert, of andere acties waarbij de inzet van belangstellenden wordt gevraagd, geldt dat FlexPlus zo min mogelijk persoonlijke gegevens vraagt. Als FlexPlus in campagnes samenwerkt met andere organisaties zal zij erop aandringen dat er een passend privacybeleid wordt gevoerd.
Wijzigingen privacyverklaring
FlexPlus behoudt zich te allen tijde het recht voor om de privacyverklaring te wijzigen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. Het verdient dus aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.
Deze privacyverklaring dateert van 22 december 2020.
